予約したまま実際は使われない会議を減らせるアイデアはありますか？

ご質問

予約したまま実際は使われない会議を減らせるアイデアはありますか？
チェックインルールを準備していますが、結局解放されるのが当日の予約された時刻になるので、その時刻に会議室を予約したかった人に提供されず、結果的に効率よく会議室が利用されているとは言えないようです。

回答

チェックイン機能は使われないまま無駄に会議室が放置されないのでよい機能です。
（OnTimeももちろん準備進めてます）
しかし、チェックインをしなかった理由の殆どが会議予定がキャンセルされたのに会議室予約をキャンセルせず放置しているからと聞きます。
なので重要なのは「会議予定がキャンセルされたのに会議室予約をキャンセルせず放置している」ことを解決しないといけません。

事前のリマインダー通知が効果あります

「会議予定がキャンセルされたのに会議室予約をキャンセルせず放置している」に対して組織が行える支援はリマインダーとしてメールやメッセージによる予約者本人への事前通知が一番効果があります。
それぞれのメッセージ基盤のツール（MicrosoftならPower Platform、HCL Dominoならエージェントなど）で適宜作成をお薦めします。

リマインダーの頻度にはご注意

但し、重要なことが１つだけあります。それはリマインダー通知の頻度です。
会議の数が少なければ、それぞれの会議室の予約毎に送るのも問題ないでしょう。
しかし、日々たくさんの会議をおこなっていると、予約担当の人には膨大なリマインダー通知が届きます。
できるなら開催の１週間前、開催の前日に予約をまとめて送るようにしてください。
それでも予約担当者が頻度が多いと言うなら、毎週末などに次週の会議予定をサマリーで送るなどの工夫をしてみてください。